Come organizzare un evento pubblico?
Come organizzare un evento o uno spettacolo pubblico
Mi piacerebbe sapere come organizzare un evento a favore di… Quante volte si è udita questa frase?
Chi possiede un locale oppure opera per qualche associazione, sa bene che per organizzare un evento come un concerto, una serata musicale oppure una manifestazione in piazza, sono necessari dei permessi specifici che vanno richiesti a determinati organi, primo fra tutti il Comune. Sebbene siano in molti a pensare che questa sia solo una seccatura burocratica, in realtà è un giusto agire per tutelare le persone che parteciperanno all’evento garantendo loro sicurezza dal punto di vista fisico, acustico e sanitario.
Infatti, la Commissione Comunale di Vigilanza sui locali pubblici sarà quell’organismo che potrà concedere l’idoneità dell’area e delle strutture, fino a 5000 spettatori.
Come organizzare un evento: perché interviene la Commissione Comunale di Vigilanza?
Fin dal 2002 è istituita una Commissione Comunale che ha il compito di verificare lo stato strutturale e organizzativo dei locali adibiti a spettacoli pubblico: pub, discoteche, centri sportivi e via dicendo. In realtà si tratta di un gruppo di persone di formazione tecnica in grado di valutare se un ambiente ha tutte le carte in regola per poter organizzare uno spettacolo accogliendo il pubblico.
- Verificare le condizioni di sicurezza del luogo, a livello generale e strutturale
- Controllare la situazione igienico sanitaria degli ambienti stessi o circostanti e comunque strettamente correlati allo spazio adibito a spettacolo
- Assicurare la presenza di indicazioni specifiche (secondo normativa) che possano favorire la sicurezza e il comportamento delle persone in caso di emergenze
- Verificare il regolare funzionamento degli impianti, dei meccanismi e delle attrezzature che verranno impiegati durante lo spettacolo e dei sistemi di sicurezza.
Se non si sa come organizzare un evento pubblico, è palese che la richiesta di intervento della Commissione può essere fatta da chi si cura dell’organizzazione, da chi gestisce locali pubblici, da associazioni che desiderano organizzare una manifestazione o uno spettacolo: in questi casi è necessario rivolgersi al Comune in cui avrà luogo l’evento, chiedendo una verifica di fattibilità e un rilascio di agibilità ed esercizio, tramite lo Sportello Unico Attività Produttive (SUAP).
Da chi è composta la Commissione Comunale di Vigilanza?
La Commissione Comunale di vigilanza è composta da più persone poiché le analisi richieste sono di carattere prettamente tecnico e logistico. Vi è poi l’aggiunta di personale esterno in grado di approfondire alcuni aspetti prettamente tecnici sulla base dell’ambiente, delle attrezzature, degli spazi e della tipologia di spettacolo. Ciascuno dei membri che compone la Commissione Comunale di Vigilanza può nominare un proprio delegato in sostituzione.
- Sindaco
- Comandante della Polizia Municipale
- Dirigente medico – sanitario
- Responsabile dell’ufficio tecnico del Comune
- Comandante dei Vigili del Fuoco
- Tecnico esperto in elettrotecnica
- Eventuali membri esterni che potranno essere partecipi di sopralluoghi o analisi in caso di necessità.
- 2 tecnici acustici per valutare idoneità di impianti di diffusione audio e impatto acustico sull’ambiente
- Tecnico esperto in barriere architettoniche
- Eventuali rappresentanti delle categorie di esercenti e lavoratori (in caso di manifestazioni dimostrative di massa).
Una volta svolto il sopralluogo e analizzati i diversi aspetti, la Commissioni si riunisce per esprimere un parere unanime sulla idoneità delle attrezzature, sulla solidità delle strutture, sulle normative di sicurezza in atto, sull’igiene degli spazi, sul perfetto funzionamento di meccanismi e impianti, verificando anche la presenza della documentazione tecnica in grado di certificare la perfetta corrispondenza degli stessi alle vigenti normative in materia.
La Commissione Comunale di Vigilanza interviene anche in caso di eventi organizzati da parrocchie o da associazioni locali?
L’intervento della Commissione non dipende da chi organizza l’evento o dal tipo di spettacolo, ma dagli ambienti in cui si svolgerà la manifestazione in base alla presenza di pubblico. Ciò significa che anche per queste “piccole manifestazioni” sarà doveroso chiedere il permesso alle autorità competenti. L’unica discriminante che potrebbe non fare intervenire direttamente la Commissione è la capienza: se questa è inferiore a 200 persone allora sarà sufficiente una perizia tecnica senza “scomodare” l’intera Commissione Comunale, la quale dovrà comunque ricevere l’elaborato. Questo dovrà pure contemplare comunque un piano di sicurezza, anche con una capienza inferiore a 1000 spettatori.
Per spettacoli fino a 200 spettatori la Commissione non interviene: vero o falso?
Fino a 200 persone di capienza l’intervento della Commissione è sostituito da un sopralluogo effettuato da un tecnico preposto. Di fatto, il Comune potrà comunque richiedere un approfondimento alla Commissione Comunale di Vigilanza qualora la prima perizia tecnica abbia sollevato perplessità o rilevato incongruenze. In questo caso, dietro richiesta, la Commissione non potrà esimersi dall’esprimersi in merito.
E’ possibile organizzare uno spettacolo senza ricevere l’autorizzazione?
La disciplina dell’organizzazione di eventi, manifestazioni e spettacoli è l’articolo 80 TULPS. Qualora questo non venga rispettato l’ente o il soggetto organizzatore sarà sottoposto a sanzione anche retroattiva, qualora anche solo successivamente le autorità venissero a conoscenza che l’evento è stato effettivamente realizzato senza aver ottenuto il permesso. Quest’ultimo, quindi, rappresenta la risposta chiave a chi vuol sapere come organizzare un evento.
Una semplice esibizione musicale realizzata in una piazzetta e senza strutture, risulta come spettacolo pubblico e quindi necessita di autorizzazioni?
Con l’aggiornamento della norma, oggi anche un piccolo concerto che possa radunare più di 200 persone necessita di autorizzazione oppure di una SCIA ai sensi degli articoli 80 TULPS e 68 TULPS, specialmente per le verifiche a livello acustico e sonoro. Inoltre, anche in questo caso, è necessario prevedere un piano di emergenza. Ciò significa che la Commissione o chi per lei potrà intervenire anche quando a suonare sarà una band di paese e non necessariamente un affermato cantante che riempie una piazza.
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